Doküman Tarayıcı Nedir ?

By | 15 Aralık 2014
3 sene önce 109 views 0 Comment

Doküman tarayıcı temelde kâğıt üzerinde bulunan tüm belgelerin dijital ortama aktarılmasıdır. Kişiler ve kurumlar yazılı tüm bilgileri doküman tarayıcı aracılığı ile dijital ortama aktarır ve dokümana özellik kazandırarak yapılandırılmasını sağlar.

Doküman tarayıcılar ile sağlanan dijital arşivlemenin amacı bilgilerin, dokümanların elektronik ortamda kolay ulaşılabilir hale getirilmesidir. Kurumların ve kuruluşların birincil hedefi karlılığı arttırmak ve zaman yönetimini en başarılı şekilde sağlamaktır. Bu noktadan itibaren şirketlerin verimlilikleri aşağıdaki tüm alanlarda artış göstermeye başlar;

-Dokümanların kâğıtlara basılması, dosyalama işlemlerinde harcanan zaman ve masraflar sıfırlanır.
-Dosya arşivleme için gereken insan gücü ve dosyaların yer alacağı alan tasarrufu sağlanır.
-Evraklara minimum surede en efektif şekilde ulaşılır.
-Bilgi transferleri yazılı ortamdan çok daha hızlı biçimde sağlanır,doküman hazırlama maliyetleri azalır.
-Belge kayıplarına karsı önlemler alınmış olur.
-Verilerin karsılaşabileceği fiziksel tehlikeler haricinde doğal tehlikelerin ortadan kaldırılması sağlanır(yangın, çalınma..vs)
-Bilgilerin gelecek dönemlere en doğru ve sağlam şekilde aktarılmasını sağlanarak uzun vadeli bilgi paylaşımı sağlanır.
-Evrakların aslına ulaşmaya gerek kalmaz, belge yıpranmaları önlenir.
-Kurumlar ve kişiler belgeleri ilgili yerlere en kısa surede ulaştırabilir, bilgi transferleri yer ve zaman önemi olmadan kurum dışı yerlere iletilebilir.

Doküman tarayıcılar genel olarak devlet kuruluşlarında ve bankalarda yaygın olarak kullanılmaktadır.
Kurum ve kuruşlarda doküman tarayıcı sisteminin katma değerleri günümüzde tam olarak benimsenmemiştir. Ancak doküman tarayıcılar son dönemlerde geliştirilen en önemli teknolojilerden biridir çünkü tüm şirketlerin ve kişilerin ana hedefine hitap eder.

Doküman tarayıcılar ilerleyen zamanlarda özellikle bilgi akısının interaktif olduğunu gözlemlediğimiz sigorta,hukuk,tasarım,mimarlık,aktif pazarlama gerektiren tüm noktalarda artış gösterecektir.

Şirketler Elektronik Arşivlemeleri Nasıl Kullanmaktadır ?

Elektronik arşivlemede yapı tamamen kullanıcının talebi doğrultusunda şekillendirilir ve katmanlara kullanıcılar yön verir
Doküman yönetiminde 2 ana temel vardır;

-Evrak Takip Sistemi
-Proje Yönetim Sistemi

Şirketler iç mekanizmalarında evrak takip sistemini kullanırken, proje çalışmalarına yönelik alanlarda (projeler,ihaleler,resmi kurum raporları)ise proje yönetim sistemi kullanmaktadır.

Kısaca arşivleme surecini anlatmak istersek, kullanıcılar taranan dokümanlarını kaydetmek istediklerinde sisteme doküman adı, tipi, açıklama, proje bilgisi, sektör, vb.. bilgileri girerler. Dıjıtal arşive kaydedilen tüm belgelere sadece o belge için geçerli olan bir kod atanır. Daha sonrasında arşivde bu kod ile arama yaparak belgeye ulaşılır.

Temel kullanım koşullarının yanı sıra gelişen tarayıcı modelleri ı ile kurumun talepleri ve ihtiyaçları doğrultusunda doğru urun belirlendikten sonra ihtiyaç duyulan yazılımlar ve geliştirmeler belirlenir.

Kullanıcının hangi evraklara nasıl ulaşmak istediği,ek program ihtiyacı varsa ek program temini, arşiv esnekliği, arama bulma opsiyonları, görüntüleme çeşitleri, kopyalama seçenekleri; uygun urun ve beraberinde uygun yazılımlarla tamamen kurumun talebi doğrultusunda şekillendirilir.

Elektronik Arşivleme Ne Kadar Güvenli ?
Elektronik arşivlemede güvenlik tamamen kuruma aittir.Kurum genelinde hangi belgeleri kimlerin göreceğini, belirlenen güvenlik parametreleri yönetir. Her doküman için tek tek görüntüleme ve kullanma yetkisi farklı kişilere farklı şekillerde verilebilir.Kişiler bazı belgeleri sadece görüntüleyebilirken değiştirme yetkisine sahip olamayabilirler. Kısaca, elektronik arşivleme belgelerin yönetimini yine kullanıcıya bırakmaktadır ve bu kullanma yetkisi kişilere farklı şekillerde dağıtılabilir.

 

Share it people

Bir Cevap Yazın